หน้าแรก » ข่าวสาร บทความ/สาระความรู้ » ประโยชน์ของการใช้ระบบจัดการเอกสาร

01-01
ลองคิดดูว่าการทำงานใน 1 วันของเราสร้างเอกสารต่างๆมากมายแค่ไหนไม่ว่าจะเป็นเอกสารสำคัญต่างๆ เช่นสัญญาจ้าง สัญญาเช่า เอกสารทางการเงินต่างๆ หรือ แม้กะทั่งเอกสารทั่วไปที่ดูเหมือนจะไม่จำเป็นหรือไม่สำคัญ แต่เราก็ยังต้องเก็บเอกสารต่างๆเหล่านั้นไว้ และนับวันเอกสารต่างๆเหล่านั้นก็จะเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ จนบางบริษัทถึงกับจะต้องมีการสร้างห้องจัดเก็บเอกสารกันเลยทีเดียว แต่ทุกวันนี้ด้วยเทคโนโลยีและองค์ความรู้ต่างๆของนักพัฒนาระบบที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ทำให้มีโปรแกรมหรือระบบจัดการเอกสารต่างๆเกิดขึ้นมากมาย แน่นอนว่าระบบจัดการเอกสารจะช่วย เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และช่วยลดค่าใช้จ่ายและต้นทุนในการดำเนินการต่างๆได้อีกด้วย วันนี้ Data Solution จึงได้รวบรวมประโยชน์ของการใช้ระบบจัดการเอกสารมาเป็นเกร็ดความรู้ให้กับทุกคนกันค่ะ เผื่อใครจะสนใจลองมาใช้ระบบจัดการเอกสารดูบ้าง

1.ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

      • ค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น
        ในการทำงาน 1 วัน มีเอกสารเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ จนมากมายมหาศาล และถ้าวันหนึ่งคุณต้องไปค้นหาเอกสารเพียงหนึ่งแผ่นในกองเอกสารหรือตู้เอกสารที่ใช้จัดเก็บเอกสารมาเป็นแรมปี คุณคิดว่าคุณต้องใช้เวลา กี่นาที กี่ชั่วโมงกว่าคุณจะหาเจอ  “จากผลการสำรวจของ  Wall Street Journal  พบว่าในระยะเวลา 1 ปี ผู้บริหารระดับสูงในสหรัฐอเมริกาต้องเสียเวลารวมถึง 6 สัปดาห์ในการค้นหาเอกสารสำคัญที่สูญหาย ”   เห็นแล้วใช่ไมว่าไม่ใช่แค่พนักงานอย่างเราที่มีปัญหากับการหาเอกสารเก่าๆ แม้กระทั่งผู้บริหารระดับสูงในสหรัฐอเมริกายังต้องเจอปัญหาการหาเอกสารไม่เจอ

        Digi Docs - ระบบจัดการเอกสารออนไลน์

        Digi Docs – ระบบจัดการเอกสารออนไลน์

      • เข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว   บริษัท  Xerox  เป็นบริษัทเกี่ยวกับการสร้างนวัตกรรมใหม่ ๆ และบริการด้านวิจัยและพัฒนาเทคโนโลยี ทั้งๆที่พวกเขาวิจัยและพัฒนานวัตกรรมใหม่ๆแต่พนักงานต้องเสียเวลาทำงานมากกว่าสองชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการค้นหา แชร์เอกสารในส่วนงานที่เกี่ยวข้อง จะดีแค่ไหนถ้าการทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกสามารถเข้าถึงเอกสารและ ข้อมูลได้จากทุกที่ในโลกผ่านอินเตอร์เน็ต
      • ลดระยะเวลาและขั้นตอนในการปฏิบัติงาน
        การรวบรวมข้อมูลหรือเอกสารไว้ในระบบจะทำให้พนักงานของทุกส่วนงานสามารถเข้าถึงเอกสาร แชร์ และทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็วจากทุกที่ จะสามารถทำให้ลดระยะเวลาในการทำงานได้เพิ่มมากขึ้น  และเมื่อผู้บริหารสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วทำให้มีข้อมูลในการสนับสนุนการตัดสินใจได้เร็วขึ้น

2. ประหยัด/ลดค่าใช้จ่าย

            ถ้าเปลี่ยนมาใช้ระบบจัดการเอกสารแทนการทำงานเอกสารแบบเดิมๆนอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานแล้ว ยังสามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายต่างๆได้อีกด้วย ไม่ว่าจะเป็น ค่ากระดาษ ค่าหมึก ค่าเสื่อมของเครื่องปริ้น และยังช่วยประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูล ระบบการจัดการเอกสารแบบกระดาษต้องใช้พื้นที่มากในการจัดเก็บ ทั้ง โต๊ะ ทั้งตู้ เต็มไปหมด  เห็นไหมค่ะว่าระบบจัดการเอกสารนอกจากจะช่วยให้เราทำงานได้ง่ายขึ้น ยังช่วยเราลดค่าใช้จ่ายได้อีกด้วยนะคะ

Loading...